Calcular Vale Transporte: Como fazer na prática?

Oferecer benefícios aos funcionários é extremamente positivo, mas é preciso saber como fazer. 

Uma das importantes tarefas de todo gestor é saber como calcular o desconto em folha do vale transporte (VT) que você oferece aos seus colaboradores.

Vale dizer que, hoje em dia, oferecer vale transporte não é nem visto pelo colaborador como benefício, pois hoje é quase que uma obrigação. 

Mais do que isso, o VT é fundamental na hora de tentar conquistar os melhores talentos do mercado.

Então, se você ainda não disponibiliza vale transporte no pacote de benefícios da sua empresa, está ficando para trás na hora de reter e também de conquistar talentos. 

Vem com a gente aprender de forma definitiva como calcular o vale transporte e encontre uma maneira vantajosa tanto para o colaborador quanto para sua empresa na hora de entregar esse benefício.

Boa leitura.

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O que a Lei diz sobre o vale transporte?

Quem cuida da regulamentação do vale transporte é o artigo 458 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e a Lei nº7.418/85, que trata especificamente do assunto e deixa bem claro como este benefício deve ser implementado nas empresas

Para resumir, este é um benefício obrigatório para os colaboradores contratados sob o regime da CLT, ou seja, que tenham carteira assinada, não importa se seja um trabalho fixo ou temporário.

A ideia é garantir que o funcionário tenha condições para se locomover de casa para o trabalho e vice-versa, por isso é um direito garantido por lei.

Apesar da oferta do VT ser obrigatória pela empresa, o funcionário pode abrir mão do benefício, seja porque mora perto do trabalho, seja porque trabalha em home office.

E por quê o colaborador abriria mão desse benefício? 

Ora, porque a empresa pode por Lei descontar parte do valor do VT do salário do colaborador, então abrir mão do benefício pode ser mais vantajoso ao colaborador, a depender do contexto.

Leia mais: Benefícios do estagiário: veja quais as obrigações da empresa

Quem tem direito ao vale transporte?

Todo funcionário contratado em regime CLT, com carteira profissional assinada, tem direito ao vale transporte, não importa a distância da casa para o trabalho ou o valor que terá que ser desembolsado pela empresa. 

Ou seja, cabe à empresa fornecer um valor de VT suficiente para que o colaborador se locomova.

Por exemplo, se o colaborador precisa pegar dois ônibus e metrô para ir para a empresa e dois ônibus e metrô para voltar para casa, a empresa tem que calcular esse valor e arcar com isso.

E não há limites para o tipo de transporte público ou do custo total de VT a disponibilizar, vai simplesmente depender do contexto de cada colaborador.

 

Vale transporte x Vale combustível

Além das particularidades referentes à distância que cada colaborador percorre, há também diferenças entre as funções que podem impactar em como o benefício do vale transporte será entregue.

Nesse contexto, o vale combustível (ou auxílio combustível) é um benefício diferente do vale transporte e pode ser oferecido pela empresa, desde que o funcionário abra mão do vale transporte.

A principal diferença é essa: o vale transporte é um benefício obrigatório que a empresa deve oferecer, enquanto o vale combustível deve ser acordado entre as partes, então é negociado separadamente.

É muito comum que colaboradores externos, como vendedores, fiscais e funções assemelhadas, utilizem os próprios carros para fazer visitas a clientes, cenário em que o auxílio combustível faz mais sentido para a operação. 

Nos casos em que o colaborador quer ou pode utilizar o próprio veículo para fazer essas visitas, cabe a você, gestor, entender se compensa mais oferecer o auxilio combustível do que o vale transporte.

Na nossa opinião, sabendo escolher o formato correto, o vale transporte pode ser benéfico para ambas as partes, mas isso você verá a seguir.

 

Quais são as formas de oferecer vale transporte ao colaborador?

O vale transporte pode ser oferecido de duas formas, mas a regra básica é que o valor oferecido cubra os custos diários com a locomoção dos seus colaboradores.

Sendo assim, você pode calcular o vale transporte baseado em quantas passagens ele utiliza por dia, multiplicar pelos dias úteis de cada mês e pagar tudo em dinheiro, desde que pague o VT antecipadamente no início do mês e desconte até 6% desse valor do salário do colaborador.

O único ponto de atenção aqui é que essa forma de pagar o VT em espécie só pode ser adotada pela sua empresa se for devidamente aprovada pela Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) da categoria.

Outra forma é entregar o vale transporte através de cartões das empresas de transporte urbano da sua região, que geralmente são cartões aceitos em ônibus, trem e metrô, e fazer o crédito daqueles mesmos valores para uso no mês.

Essa segunda forma pode ser muito benéfica para a empresa, pois ela pode conseguir soluções mais em conta para entregar o benefício. Para o colaborador, fica muito mais prático utilizar o cartão para se locomover de ônibus, trem ou metrô.

Como calcular o vale transporte dos colaboradores?

O cálculo do vale transporte é relativamente simples, mas pode ter algumas pegadinhas que é preciso se atentar, como veremos melhor nos exemplos a seguir.

O que você precisa entender é que o pagamento do vale transporte é feito no primeiro dia do mês e deve cobrir o mês todo, considerando os dias úteis.

– Exemplo de como calcular o vale transporte na prática

Vamos lá, imagine que seu funcionário precise pegar 4 ônibus por dia, dois para ir até a empresa e outros dois para voltar para casa. Se cada passagem custar R$ 4,, o custo de transporte diário desse colaborador é de R$ 16.

Considerando que ele trabalha de segunda a sexta, em média, excluindo feriados, os meses terão 20 dias úteis, então, 20 vezes R$ 16 é igual a R$ 320 reais em vale transporte por mês.

Como evitar erros no cálculo do vale transporte do colaborador

Primeiro, temos que dizer que o benefício do vale transporte pode ser descontado do salário do colaborador em no máximo 6%, que é a alíquota máxima permitida pela CLT.

Então, no exemplo que demos acima, temos a seguinte conta a ser considerada, pois se o funcionário precisa em média de R$ 320 mensais de vale transporte, e o salário dele é de R$ 2.000, então 6% disso equivale a R$ 120, ou seja, a empresa arcaria com R$ 200 do vale transporte.

Normalmente, o RH das empresas faz o cálculo do VT mês a mês, considerando os feriados, folgas e outras coisas do tipo para poder depositar o benefício no valor correto.

Uma coisa que você precisa ter em mente enquanto gestor é que há vários colaboradores com funções diferentes, portanto salários distintos, e isso vai impactar nos descontos do vale transporte, porém, sua empresa não pode descontar mais do que está sendo depositado de VT. 

Ou seja, se um colaborador ganha R$ 6.000 por mês e usa R$ 320 em média de vale transporte, mesmo os 6% de desconto permitido equivalendo a R$ 360, a empresa só pode descontar do colaborador os R$ 320 calculado, pois do contrário a empresa teria um ganho, o que seria bizarro!

Agora, fique tranquilo pois tem outras formas de reduzir os seus gastos com vale transporte, como veremos na sequência.

Como reduzir os gastos do vale transporte?

A melhor maneira não só de reduzir os gastos, mas, também, de fazer uma melhor gestão do vale transporte e outros benefícios é com o uso da tecnologia e, quanto a isso, os Drs. protect são especialistas.

Temos uma solução incrível para que você possa oferecer o benefício na sua empresa e ter um controle mais preciso e ainda otimizar os gastos com a operação.

Resumidamente, há dois caminhos para buscar redução em vale transporte: roteirização e gestão de saldo dos cartões de VT.

A roteirização busca entender os melhores roteiros de linhas de ônibus, trem e metrô para que o colaborador minimize a utilização destes meios de transporte e gaste menos passagens por dia.

Já a gestão de saldo dos cartões permite que, ao fim de cada mês, o RH da empresa consulte os saldos de VT existente em cada cartão dos seus colaboradores e deposite apenas a diferença entre o saldo existente e o valor de VT do mês seguinte.

Ambas as alternativas não só reduzem entre 10% e 20% o custo mensal com vale transporte, como também são soluções perfeitamente legais de se suar, pois a legislação exige apenas que a empresa ofereça ao colaborador o valor do VT necessário para a sua locomoção diária.

Ficou interessado? Conheça a solução da Drs. protect para oferecer um vale transporte benéfico para você e seus colaboradores.