O vale transporte é um dos benefícios mais populares, senão o mais popular do nosso Brasilzão, afinal ele permite que os trabalhadores se desloquem de suas residências para o local de trabalho.
Porém, muita coisa mudou nos últimos anos e o cenário atual permite uma certa flexibilidade na concessão desse benefício, o que faz com que ele seja melhor entregue aos colaboradores.
Uma forma ainda comum de disponibilizar esses benefício é através do pagamento em dinheiro, em espécie mesmo, mas vira e mexe alguém nos pergunta: a legislação trabalhista permite essa forma de disponibilizar o vale transporte em espécie?
E é exatamente a resposta a esse questionamento que vamos abordar no artigo de hoje, além de algumas outras coisas que estão na legislação trabalhista brasileira, para que você proporcione este benefício aos seus colaboradores da forma mais prática e vantajosa para todos.
Ah, e lá no fim do texto trazemos uma última informação que nem todos sabem: tem um jeito de se diminuir em torno de 15% o custo mensal do vale transporte!!
Sabe qual a mágica ou tecnologia?
Boa leitura.
Ah, e se você preferir ver o mesmo conteúdo em vídeo, segue o link do nosso Canal do Youtube:
O vale transporte pode ser pago em dinheiro?
Não! Na legislação em si, o artigo 5º do Decreto nº 95.247/1987, diz o seguinte
“É vedado ao empregador substituir o vale transporte por antecipação em dinheiro ou qualquer outra forma de pagamento”.
Nesse caso, o pagamento do vale combustível em dinheiro também é vedado.
Mas, como sempre, tem uma exceção: há um parágrafo, ainda no mesmo artigo, que trata sobre casos em que a empresa esteja impossibilitada de fazer créditos em cartão de vale transporte por um motivo qualquer, e nesse cenário o próprio funcionário pode custar as despesas e depois ser reembolsado pela empresa.
Vale também lembrar que houve uma época em que era previsto em lei o pagamento do vale transporte em dinheiro, por meio da MP 280/2006, que a partir de 01/02/2006 permitiu o pagamento do benefício em pecúnia (dinheiro).
Contudo, a referida MP foi convertida na Lei 11.311/2006, que vetou a alteração do art. 4º da Lei 7.418/85, mantendo a proibição da concessão do VT em dinheiro.
Assim, hoje há apenas uma real e definitiva exceção à regra: a Convenção Coletiva de Trabalho da categoria permitir que o vale transporte seja pago em dinheiro!
Em todo caso, o pagamento em dinheiro não é a forma mais prática nem a mais vantajosa de conceder o benefício para seus funcionários, não é?
A obrigatoriedade do vale transporte
A Lei. 7.418 de 1985, decretada pelo presidente José Sarney, tinha o intuito de garantir que a mão de obra pudesse chegar a mais locais e atender mais setores, porém não era obrigatória.
Dois anos depois, em 1987, entrou em vigor a Lei de 7.619 e o vale transporte passou a ser obrigatório na contratação de colaboradores sob o regime da CL, a Consolidação das Leis Trabalhistas.
Ou seja, o vale transporte é um direito garantido pela CLT, mas entenda que o objetivo é proporcionar condições para que seus funcionários possam se deslocar até o local de trabalho, então há várias formas de fazer isso.
Inclusive há empresas que optam por buscar os colaboradores com veículo próprio, os famosos fretados, mas isso está entre as exceções, o padrão é oferecer mesmo o vale transporte.
Quase quarenta anos se passaram desde a promulgação das lei que citamos, mas ainda hoje esse assunto gera alguns questionamentos por parte de colaboradores e de empresários.
Uma delas é se o vale transporte pode ser pago em dinheiro.
Leia mais: Benefícios do estagiário: veja quais as obrigações da empresa
Como o benefício do vale transporte pode ser usado?
A função do vale transporte é garantir acesso ao transporte, e este pode ser urbano, intermunicipal ou até interestadual, desde que envolva o uso de transportes coletivos públicos, excluindo assim táxis, motoristas de aplicativos, vans etc..
Pelo menos este era o contexto até a pandemia, não é?
Hoje há empresas que oferecem cartões com benefícios flexíveis, que permitem que os valores depositados pelo empregador sejam utilizados pelo colaborador do jeito que ele preferir, mas desde que seguindo as regras aprovadas pelo empregador.
Em regra, essas empresas chamam a solução flexível que oferecem de “auxílio mobilidade”, uma solução que permite que os valores creditados pelo empregador sejam utilizados pelo colaborador para, por exemplo, abastecer seu veículo, comprar uma bicicleta, utilizar aplicativos como Uber, pagar estacionamentos e, até… fazer a recarga de cartões e de bilhetes nas empresas de transporte urbano!
Seja como for, mesmo essas empresas com soluções “modernas” recomendam que as empresas clientes que pensam em adotar essa flexibilidade conversem com um bom advogado para entender o contexto e os riscos, ou seja, se você pretende seguir este caminho, fique de olho e analise bem o seu próximo passo, ok?
Quais as desvantagens do vale transporte ser pago em dinheiro?
Novamente, apesar de não ser contemplada pela lei, a prática ainda acontece, mesmo que isso apresente riscos à operação.
Ou seja, o vale transporte pode ser pago em dinheiro? Não pode, a não ser que tal possibilidade esteja descrita na CCT da categoria.
Isso impede as empresas de fazê-lo? Também não! Existem empresas que pagam o VT em dinheiro, mesmo que tal possibilidade não esteja na CCT da categoria.
Em todo caso, o que você precisa entender é que isso é prejudicial para a sua operação por vários motivos, que vamos elencar a seguir.
Aumento na carga tributária
Os valores do vale transporte quando concedidos ao colaborador no seu formato cartão ou passagem, não são contabilizados como rendimento do trabalhador, portanto não há recolhimento dos impostos tradicionais que incidem sobre o salário, como FGTS, INSS e IR.
Por outro lado, quando sua empresa faz o pagamento em dinheiro ou depósito em conta do colaborador, este valor poderá ser incorporado ao salário em uma eventual discussão na Justiça do Trabalho, aumentando, assim, a base de cálculo do salário e de todas suas consequências em matéria de férias, 13o salário etc..
Isso faz com que toda a despesa com encargos do empresário possa vir a ser consideravelmente maior.
Geração de passivo trabalhista
Não é incomum vermos empresas que negociam por fora com o colaborador, fazendo o pagamento do vale transporte em dinheiro sem registrar na folha de pagamento e recolhendo um recibo assinado como se isso tivesse algum peso jurídico.
Como mencionamos isso gera um passivo trabalhista muito grande que pode se mostrar altamente prejudicial, uma vez que a empresa fica dependendo da boa vontade dos seus funcionários.
Então, mesmo sem saber a empresa pode estar cometendo um ato ilegal.
Imagina se os funcionários resolvem entrar na Justiça do Trabalho e a empresa descobre que tem um passivo trabalhista que não estava no radar?
Será que vale o risco?
Prática ultrapassada e sujeita a risco de assalto
Se a oferta do vale transporte em cartão traz comodidade e facilidade para o RH da empresa, o pagamento desses valores em dinheiro é o exato oposto.
Primeiro, porque a empresa precisa eleger uma pessoa de confiança para, ao menos uma vez por mês, ir ao banco sacar todo o valor de vale transporte dos colaboradores.
Como a média de vale transporte é algo entre R$ 150 e R$ 200, se a empresa tiver apenas 7 colaboradores já estamos falando de um saque mensal acima de R$ 1 mil.
E se tem uma coisa que bandido no Brasil sabe fazer é monitorar as pessoas que fazem movimentações de valores periódicas em agências!
Já ouvimos mais de uma situação em que algum colaborador de um cliente nosso foi rendido por bandidos, que acabaram levando valores acima de 5 mil.
Agora, mesmo se tudo der certo, ainda assim alguém da empresa tem que se responsabilizar por dividir os valores e entregar para cada colaborador o montante correto.
Você não acha todo esse processo trabalhoso, perigoso e, vamos combinar, chato pacas?
E que tem que ser repetido todo mês?
Por que o vale transporte em cartão é a melhor forma de fornecer o benefício?
Se você quer oferecer o benefício de maneira legal e realmente vantajosa para sua empresa e prática para o colaborador, a melhor maneira de fazer isso é por meio do cartão vale transporte.
As principais soluções do mercado são simples de usar por parte do funcionário e também fáceis de gerenciar pela empresa, garantindo assim que os cartões jamais fiquem sem saldo, uma vez que você pode programar os depósitos.
Os sistemas têm integração com os principais transportes públicos do país, por isso vale muito a pena consultar soluções disponíveis na sua região.
Como usar a tecnologia para reduzir a despesa com vale transporte em (média) 15%?
Deixamos para o fim a melhor parte: tem uma forma de se reduzir o custo mensal do vale transporte da sua empresa usando uma tecnologia simples e ao alcance de todos.
Para quem faz o pagamento do vale transporte em cartão, as empresas de benefícios oferecem uma tecnologia que permite ao RH, no fim do mês, saber o “saldo” que cada colaborador ainda tem no seu vale transporte.
Como a legislação exige apenas que a empresa disponibilize recursos suficientes para o colaborador se locomover ao local de trabalho, se ao fim do mês esse colaborador não fez uso de todo o valor depositado, no início do mês seguinte a empresa tem a permissão de creditar apenas e somente a diferença entre esse “saldo” e o valor mensal que o colaborador necessita de VT.
Exemplo bem prático: faça de conta que eu preciso de R$ 180 de vale transporte para ir à empresa todo mês, mas em um determinado mês eu peguei carona com meu vizinho em vários dias e só gastei R$ 80 do VT.
Nesse cenário, no fim do mês o RH percebe que há um “saldo” de R$ 100 no meu VT e, no mês seguinte, a empresa pode depositar apenas a diferença de R$ 80 (R$ 180 – R$ 100).
Simples de entender, não?
Ainda mais simples de fazer, acredite!
O mais legal é que, além de cumprir a legislação, a sua empresa pode ainda ver a sua despesa mensal com vale transporte diminuir razoavelmente: a média de diminuição é de 15%, mas já vimos casos em que a economia foi até maior do que isso.
Qual a importância de fornecer benefícios aos seus colaboradores?
Alguns benefícios são considerados quase que obrigatórios por parte dos colaboradores, então se sua empresa quer trazer os melhores profissionais, é bom ter mais o que oferecer além do salário.
Isso porque, em geral, os benefícios representam mais qualidade de vida para o seu colaborador, e cada vez mais isso tem sido um fator decisivo na hora de escolher um novo emprego.
Ser competitivo é ter ferramentas para atrair e reter talentos, sem falar que oferecer vales, planos de saúde e afins podem gerar deduções fiscais.
Veja como funciona esses benefícios quando você tem a Drs. protect ao seu lado.
Por que escolher os benefícios da Drs. protect?
Para sermos diretos e não tomar mais o seu tempo, a resposta é simples: somos especialistas em soluções para empresas.
E como fazemos isso?
Simplesmente com nossa experiência de anos de mercado, que nos permite ter como parceiras as melhores empresas do mercado em termos de benefícios e seguros.
Solicite uma proposta e veja como é mais vantajoso utilizar serviços de vale transporte da Drs. protect.
Conclusão
Esperamos que tenha ficado claro que vale transporte pode até ser pago em dinheiro se houver essa possibilidade definida na Convenção Coletiva de Trabalho da categoria, mas, se não houver isso, você pode colocar sua empresa em risco fiscal e jurídico.
Agora, se você quer realmente oferecer o benefício de acordo com a legislação e com toda praticidade, a melhor maneira é por meio do cartão vale transporte, solução em que você tem o controle do depósito dos créditos e ainda garante que seu colaborador sempre tenha acesso ao transporte necessário para chegar ao trabalho.
Eterno aprendiz, a experiência em mercados diferentes (Seguros, Linha Branca, gestão de Shopping Center, Banco de Investimento) traz cores e significados diferentes.
Cofounder da Drs. protect, seu desafio é a busca incessante pelos remédios certos que aliviem o Caixa das PMEs, como o Empréstimo a colaboradores sem custos e o Plano de Saúde Empresarial ideal para cada contexto.
